Vom Chaos zur Klarheit: Die Lösung für die Verwaltung von Lokalisierungsprojekten

Eine der größten Herausforderungen bei der Lokalisierung besteht darin, mehrere Projekte für verschiedene Stakeholder:innen in Ihrem Unternehmen parallel zu bearbeiten und dabei mit zahlreichen Übersetzer:innen aus unterschiedlichen Teams und Zeitzonen zusammenzuarbeiten. Dies kann sehr schnell komplex werden. Denn wenn es so viele verschiedene Komponenten zu jonglieren gilt, kann die Verwaltung von Lokalisierungsprojekten ohne ein spezielles Übersetzungsmanagement-System (TMS) schnell im Chaos enden.  

 

Wie das Projektmanagement ohne ein TMS aussieht

 

Ein komplexer Prozess

 

Die Verwaltung Ihrer Lokalisierungsprojekte ist an sich bereits ein komplizierter Prozess. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für einen eher ineffizienten Workflow. Sie bekommen einen ersten Eindruck von den vielen erforderlichen Arbeitsschritten. Jeder Schritt erfordert manuellen Aufwand – sehen Sie sich beispielsweise an, wie oft eine Datei gespeichert und entpackt wird (durch die roten Kästchen hervorgehoben).

Berichte aus erster Hand von Lokalisierungs-Projektmanager:innen

 

Wir sprachen mit Lokalisierungs-Projektmanager:innen über ihre persönlichen Erfahrungen bei der Durchführung von Lokalisierungsprojekten ohne ein TMS.

 

1. Die Verteilung von Übersetzungsressourcen

 

Dies wurde als große Herausforderung erachtet. Es überrascht nicht, dass sich die ausschließliche Nutzung von E-Mails für diesen Zweck als ineffizient erwiesen hat. Ich bin mir sicher, dass diejenigen unter Ihnen, die das schon einmal gemacht haben, nachvollziehen können, dass es nicht nur viel Hin und Her gibt, sondern dass es auch schwierig ist, den Überblick über die E-Mails zu behalten und die per E-Mail verteilten Dateien zu verwalten. Darüber hinaus fehlt es bei E-Mails an robusten Sicherheitsfunktionen, die notwendig sind, um menschliches Versagen, z. B. das versehentliche Versenden sensibler Informationen an falsche Empfänger, zu verhindern.

2. Ineffiziente Kommunikation mit Übersetzer:innen

 

Ohne ein TMS kann auch wertvolle Zeit mit Telefonaten oder E-Mails vergeudet werden, um verfügbare und geeignete Übersetzer:innen für neue Aufgaben zu finden. Sarah Ori, Principal Project Manager, war früher dafür verantwortlich, Übersetzer:innen für jeden Auftrag einzeln zu kontaktieren. Je mehr Sprachen beteiligt waren, desto mühsamer wurde diese Aufgabe. 

3. Nachverfolgung von Projekten und Berichterstellung

 

Darüber hinaus mussten viele Projektmanager:innen Übersetzungsprojekte manuell nachverfolgen und Berichte mithilfe von Tabellen erstellen. Infolgedessen war es zeitaufwendig, alle Projektbeteiligten aus Übersetzung, Revision, Review, Management und auf Auftraggeberseite per E-Mail auf dem Laufenden zu halten. Ohne Übersetzungsmanagement-Technologie nutzen Projektmanager:innen auch für das Tracking häufig Tabellen, was jedoch enorm zeitraubend ist. 

Im heutigen digitalen Zeitalter nutzen Unternehmen zunehmend Online-Plattformen, um ihre Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen und zu bewerben und ein breiteres Publikum als je zuvor zu erreichen. Die Einfachheit und Schnelligkeit, mit der digitale Inhalte produziert werden können, führt jedoch zu einem erheblichen Anstieg des Volumens an Inhalten, die lokalisiert werden müssen. Dies wurde in unserem Bericht „Wohin gehen die Trends in der Übersetzungsbranche 2023?“ deutlich. Im Folgenden können Sie sehen, in welchen Bereichen viele Unternehmen, Sprachdienstleister und Übersetzer:innen den größten Zuwachs verzeichnen.

Angesichts des zunehmenden Drucks in der Branche kann diese Nachfrage realistischerweise nur durch die angemessene Einführung eines modernen Übersetzungsmanagement-Systems bewältigt werden.

Vorteile der Trados-Technologie

Lassen Sie uns nun unseren Fokus auf eine innovative Lösung richten, die die Landschaft des Projektmanagement im Bereich der Lokalisierung verändert hat: Trados. Als führendes TMS in der Branche bietet Trados ein umfassendes Paket an Funktionen und Möglichkeiten zur Optimierung des Lokalisierungsprozesses.

1. Konsistenz durch einfache gemeinsame Nutzung von Übersetzungsressourcen

Für Projektmanager:innen ist die Konsistenz entscheidend – ganz gleich, ob innerhalb eines Unternehmens oder bei der Zusammenarbeit mit externen Kunden. Trados-Funktionen wie Online-Termbanken und Translation Memorys (TM), auf die Übersetzer:innen zugreifen können und die in Echtzeit aktualisiert werden, helfen Ihrem Team, genauere und konsistentere Übersetzungen zu erstellen.

2. Steigerung der Produktivität und erhebliche Zeitersparnis

Trados reduziert den Zeitaufwand für die Verwaltung von Lokalisierungsprojekten erheblich. So werden beispielsweise manuelle Prozesse wie das Kontaktieren von Übersetzer:innen und die Zuweisung von Aufgaben – bei denen häufig ein langwieriger E-Mail-Austausch für jede Sprache und jedes Projekt erforderlich ist – vereinfacht. Ganz gleich, ob Sie 5 oder 50 Teams verwalten, dank Trados werden Zuweisungen mit einem einfachen Klick automatisiert. So reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Suche nach Übersetzer:innen für neue Aufgaben.

Darüber hinaus ermöglicht die Cloud-Umgebung eine einfache Online-Bearbeitung und -Überprüfung, indem Revisor:innen und Reviewer:innen oder Fachexpert:innen Projekte kommentieren können. Auf diese Weise müssen Sie keine Inhalte aus CAT-Tools extrahieren und manuell versenden.

3. Überwachung und Auswertung von wichtigen Kennzahlen

Für Projektmanager:innen ist es sowohl bei der Vorausplanung als auch bei der Berichterstattung an Auftraggeber unerlässlich, die Kennzahlen und KPIs im Auge zu behalten. Trados hilft ihnen dabei, Tendenzen frühzeitig zu erkennen. So können sie rechtzeitig Maßnahmen bspw. bei Engpässen ergreifen und die Kommunikation mit ihren Auftraggebern verbessern. Darüber hinaus können sich Ihre Kunden oder die Abteilungen, mit denen Sie zusammenarbeiten, darauf verlassen, dass menschliche Fehler bei der Berichterstattung ausgeschlossen sind, da diese automatisch vom TMS vorgenommen wird.

Mit Trados können Sie nicht nur die bereits erwähnten Herausforderungen für Projektmanager:innen bewältigen, Sie profitieren auch von Folgendem:

Höhere Produktivität

Trados verfügt über eine Vielzahl von Funktionen, bei deren Entwicklung Ihre Produktivität im Vordergrund stand. Alles, was Sie benötigen, steht Ihnen auf einer zentralen Plattform zur Verfügung: von Termbanken bis hin zu den verschiedenen Projekten, die Sie betreuen. Das Gleiche gilt auch für Ihre Übersetzer:innen und Revisor:innen oder Reviewer:innen – Sie müssen sich also nicht mehr damit abmühen, Dateiversionen zu speichern und Stakeholder über die neuesten Updates zu informieren.

In der Ruhe liegt die Kraft

Mit Trados können Sie beruhigt sein, denn Sie wissen, dass Ihr Projekt nicht ins Leere läuft. Falls ein Teammitglied nicht verfügbar ist, gibt es immer die Möglichkeit, Dateien online zu verfolgen bzw. darauf zuzugreifen. Mit Trados können Sie außerdem über eine zentrale, sichere Umgebung kontrollieren, welche Personen Zugriff auf Übersetzungsressourcen haben und wie lange.

Das war unser kurzer Überblick darüber, wie Trados das Projektmanagement für die Lokalisierung vereinfachen kann. Wenn Sie es selbst ausprobieren möchten, sehen Sie sich unsere kostenlose Webinar-Aufzeichnung an, in der Roman Jhukov, Language Technology Consultant, die vielen Funktionen von Trados erläutert. Diese Demo bietet wertvolle Einblicke in die Verwendung von Trados und zeigt, wie Lokalisierungsexpert:innen damit von optimiertem Projektmanagement für die Lokalisierung profitieren.

Wenn Sie Fragen zu Trados haben und wissen möchten, wie es Sie unterstützen kann, kontaktieren Sie uns hier.