Los mejores consejos que los proveedores de servicios lingüísticos pueden compartir con sus clientes para acelerar la preparación de archivos

En los últimos 10 años, la compatibilidad con tipos de archivo en entornos de traducción modernos como Trados Studio ha recorrido un largo camino. Como consecuencia, la mayoría de los documentos que se envían para su traducción se pueden abrir y traducir sin problemas hoy en día sin necesidad de preparación adicional ni procesamiento posterior, lo que antes solía ser una tarea común en el proceso de traducción. Sin embargo, incluso hoy en día, los resultados podrían no ser óptimos en algunos casos. Por ejemplo, los traductores pueden encontrarse con situaciones en las que las frases se cortan en el medio y continúan en el siguiente segmento, lo que dificulta la traducción del contenido. 

Los retos de la preparación de archivos difíciles

Cuando los archivos son difíciles de procesar, a veces pueden tardar mucho tiempo en cargarse en el editor de traducción, si es que se pueden abrir. Una vez abiertos, los traductores a veces tienen que esperar varios segundos para avanzar de un segmento a otro. Los traductores también pueden encontrarse con situaciones en las que un cliente no esté satisfecho porque se tradujo texto que no debería haberse traducido o, lo que es peor, parte del contenido no se tradujo en absoluto (es decir, el editor de traducción ni siquiera lo extrajo para traducir). Los traductores que trabajan en idiomas de doble byte, de derecha a izquierda y de Europa del Este pueden descubrir, después de terminar su traducción, que el texto aparece ilegible en el documento del idioma de destino o que ni siquiera aparece. Otro problema común: el diseño del documento traducido se ve completamente distorsionado, por lo que hay que dedicar mucho tiempo a arreglarlo después de la traducción. 

En resumen, aún estamos lejos de un proceso de traducción 100 % libre de problemas. En muchos casos, se debe aplicar una cantidad considerable de esfuerzo de ingeniería para hacer que los documentos sean traducibles o para corregir problemas de diseño después de la traducción. ¿Por qué sucede esto y cómo se puede educar a los clientes para evitar o al menos minimizar sorpresas desagradables como estas en el futuro?

Consejos para ahorrar tiempo en la preparación de archivos y compartirlos con tus clientes

1. Evita los documentos monolíticos con un tamaño de archivo de cientos de megabytes y organiza el contenido en fragmentos más pequeños para evitar problemas de memoria en el PC del traductor. En los entornos de traducción modernos, como Trados Studio, el texto se extrae del documento de origen y se coloca en un documento intermedio bilingüe que contendrá el texto de origen y de destino mientras el traductor trabaja en el archivo. Dado que el archivo bilingüe intermedio contiene tanto texto de origen como traducido, el texto se duplica, por lo que el tamaño del archivo intermedio puede ser muy grande.
2. Deja espacio en el diseño para el texto traducido, ya que se expandirá en la mayoría de los casos. Por ejemplo, las lenguas románicas como el francés, el español, el portugués y el italiano, pero también los idiomas de Europa oriental como el polaco, el ruso, el croata, el serbio, etc., en comparación con el mismo contenido en inglés, mostrarán una considerable expansión del texto. Como consecuencia, el texto traducido en muchos casos puede que ya no encaje bien en el diseño. 
3. Evita poner texto en las imágenes (JPG, PNG, TIFF), ya que en muchos casos no se puede extraer para su traducción. Al crear contenido traducible, evita las funciones de texto en programas de diseño gráfico como Adobe Illustrator o Photoshop. En su lugar, utiliza InDesign, Word, FrameMaker, etc. para crear el contenido traducible y el programa de diseño gráfico para crear el contenido visual. 
4. Evita los saltos de párrafo en medio de las frases y, en su lugar, utiliza saltos de línea suaves para ese fin. Recuerda que, cuando el texto traducible se importa a un editor de traducción, el texto se segmenta, es decir, el editor de traducción crea fragmentos más pequeños, por ejemplo, cada frase se convertirá en un segmento. Si utilizas el salto de párrafo para diseñar un documento, los segmentos se cortarán en el medio y la traducción se convertirá en una pesadilla. 
5. Utiliza estilos y evita aplicar formato manual al crear diseños. Evita crear sangrías utilizando espacios o tabulaciones. Si es posible, utiliza estilos con sangría automática. 
6. Al seleccionar una fuente corporativa como parte de tu identidad corporativa, planifica con antelación si necesitas localizarla y a qué idiomas necesitas localizarla. Selecciona una fuente corporativa para la identidad corporativa que admita todos los conjuntos de caracteres de los idiomas en los que deseas localizar el contenido.
7. Evita enviar archivos PDF para traducir. Se prefieren formatos abiertos. Incluso si en muchos casos el contenido se puede extraer de archivos PDF generados o escaneados, el diseño de destino resultante no tendrá el mismo aspecto que al trabajar con el formato de texto abierto subyacente. 
8. Evita incrustar documentos PDF en el documento principal; mejor incrusta los formatos abiertos, ya que en la mayoría de los casos se pueden importar al editor de traducción. 
9. Antes de enviar documentos para su traducción, asegúrate de saber qué texto debe traducirse y qué texto no debe traducirse, y asegúrate de informar al traductor o al proveedor de servicios lingüísticos sobre ello. Los entornos de traducción modernos, como Trados Studio, cuentan con muchas funciones que permiten a los traductores incluir o excluir texto para traducir y, por tanto, controlar qué partes del documento se importan o se ignoran para traducir.

1. Utiliza capas para separar el texto que se va a traducir del texto que no se debe traducir.
2. Utiliza el editor de tablas integrado en lugar de tabuladores para crear tablas. Deja suficiente espacio para que los encabezados de tabla se expandan. 
3. Evita crear documentos multilingües (una capa por idioma) porque esto hace que los documentos sean más grandes en tamaño de archivo y, por lo tanto, más difíciles de manejar en equipos con especificaciones inferiores. Además, y lo que es más importante, si deseas que un documento de este tipo se traduzca a varios idiomas, la traducción solo puede realizarse de forma secuencial, es decir, un idioma tras otro. No podrás enviar fácilmente el mismo documento a varios traductores para traducirlo a varios idiomas al mismo tiempo y consolidar todas las versiones traducidas en el mismo archivo posteriormente. En ese caso, es mucho más fácil empezar a partir de un documento por idioma.

Sugerencias para procesar archivos de programas de Microsoft

1. Evita los fragmentos de texto largos en las celdas de tablas. Las celdas de tablas en Excel están limitadas a 32 767 caracteres por celda. 
2. Al trabajar con MS Word o PowerPoint, separa el texto que se va a traducir del texto que no se va a traducir mediante estilos o la función de texto oculto. Para los documentos de Excel, indica siempre al traductor qué fila/columna contiene el texto que se va a traducir y cuál contiene el texto que no se va a traducir. No contraigas ni ocultes las columnas o filas que desees traducir, ya que no se importarán al editor de traducción. 
3. Al trabajar con macros, evita que el texto traducible se codifique en el código VBA. 
4. Lo ideal es aceptar todos los cambios realizados con la función de control de cambios antes de entregar los documentos para su traducción.
5. Evita utilizar los antiguos formatos de archivo binario (DOC, XLS y PPT) en lugar de utilizar los equivalentes modernos (DOCX, XLSX, PPTX). 
6. Evita utilizar Microsoft Publisher si es posible, y utiliza InDesign (o QuarkXPress), ya que no hay ningún filtro de tipo de archivo fiable disponible en este momento para MS Publisher, por lo que traducir estos documentos siempre implica un trabajo de posprocesamiento tedioso.