Les meilleurs conseils que les prestataires de services linguistiques peuvent partager avec leurs clients pour accélérer la préparation des fichiers

Au cours des dix dernières années, la prise en charge des types de fichiers dans les environnements de traduction modernes tels que Trados Studio a beaucoup évolué. Par conséquent, la plupart des documents envoyés à la traduction peuvent aujourd'hui être ouverts et traduits facilement, sans préparation ou post-traitement supplémentaire qui, par le passé, constituaient une tâche courante dans le processus de traduction. Cependant, même aujourd'hui, les résultats ne sont pas toujours optimaux. Par exemple, les traducteurs peuvent être confrontés à des situations où les phrases sont coupées au milieu et poursuivies dans le segment suivant, ce qui rend le contenu difficile à traduire. 

Les défis liés à la préparation de fichiers difficiles

Lorsque les fichiers sont difficiles à traiter, leur chargement dans l'éditeur de traduction peut parfois prendre beaucoup de temps, voire ne jamais se terminer. Une fois les fichiers ouverts, le traducteur doit parfois attendre plusieurs secondes pour passer d'un segment à l'autre. Les traducteurs peuvent également se retrouver dans des situations où un client est insatisfait parce que du texte traduit n'aurait pas dû l'être ou, pire encore, parce qu'un contenu n'a pas été traduit du tout (c'est-à-dire que l'éditeur de traduction n'a même pas rendu la traduction disponible en premier lieu). Les traducteurs travaillant dans des langues à double octet, de droite à gauche et d'Europe de l'Est peuvent se rendre compte, après avoir terminé leur traduction, que le texte semble brouillé dans le document de la langue cible ou ne s'affiche pas du tout. Autre problème courant : la mise en page du document traduit semble complètement déformée. Il faut donc passer beaucoup de temps à le retoucher après la traduction. 

Pour résumer ce qui précède, nous sommes toujours loin d'un processus de traduction totalement exempt de problèmes. Dans de nombreux cas, un effort considérable d'ingénierie est nécessaire pour rendre les documents traduisibles ou pour résoudre les problèmes de mise en page après la traduction. Pourquoi cela se produit-il et comment les clients peuvent-ils être sensibilisés afin d'éviter ou du moins de minimiser les mauvaises surprises comme celles-ci dans le futur ?

Conseils pour gagner du temps dans la préparation des fichiers à partager avec vos clients

1. Évitez les documents monolithiques de plusieurs centaines de mégaoctets, organisez plutôt le contenu en petits blocs afin d'éviter les problèmes de mémoire sur l'ordinateur du traducteur. Dans les environnements de traduction modernes, tels que Trados Studio, le texte est extrait du document source et placé dans un document intermédiaire bilingue qui contiendra le texte source et le texte cible pendant que le traducteur travaille sur le fichier. Comme le fichier bilingue intermédiaire contient à la fois du texte source et du texte traduit, le texte est en fait doublé, ainsi la taille du fichier intermédiaire peut devenir très conséquente.
2. Laissez de la place dans la mise en page pour le texte traduit, car il sera plus long dans la plupart des cas. Par exemple, les langues romaines comme le français, l'espagnol, le portugais et l'italien, mais aussi les langues d'Europe de l'Est comme le polonais, le russe, le croate, le serbe, etc. seront considérablement plus étoffées par rapport aux mêmes contenus en anglais. Par conséquent, dans de nombreux cas, le texte traduit ne s'intègre plus parfaitement dans la mise en page. 
3. Évitez le texte sur les images (JPG, PNG, TIFF) car dans la plupart des cas, il ne peut être extrait pour la traduction. Lors de la création de contenu traduisible, évitez les fonctions de texte dans les applications graphiques telles qu'Adobe Illustrator ou Photoshop. Utilisez plutôt InDesign, Word, Framemaker, etc. pour créer le contenu traduisible et l'application graphique pour créer le contenu audiovisuel. 
4. Évitez les sauts de paragraphe au milieu des phrases et utilisez plutôt des retours à la ligne. Rappelez-vous que lorsque du texte traduisible est importé dans un éditeur de traduction, le texte est segmenté, c'est-à-dire que l'éditeur de traduction crée des blocs plus petits. Par exemple, chaque phrase devient un segment. Si vous utilisez le saut de paragraphe pour mettre en page un document, les segments seront coupés au milieu et la traduction deviendra un cauchemar. 
5. Utilisez des styles, évitez la mise en forme manuelle lors de la création de mises en page. Évitez de créer des retraits en utilisant des espaces ou des tabulations. Si possible, utilisez des styles avec indentation automatique. 
6. Lors de la sélection d'une police de caractères dans le cadre de votre identité d'entreprise, prévoyez à l'avance si vous avez besoin de la localiser et vers quelles langues. Sélectionnez une police pour votre identité d'entreprise qui prend en charge tous les jeux de caractères des langues dans lesquelles vous souhaitez que votre contenu soit localisé.
7. Évitez d'envoyer des fichiers PDF à la traduction. Préférez les formats ouverts. Même si le contenu peut dans de nombreux cas être extrait à partir de PDF générés ou numérisés, la mise en page cible qui en résulte n'aura pas l'air aussi soignée que lorsque vous utilisez le format texte ouvert de base. 
8. Évitez d'incorporer des documents PDF dans le document principal, intégrez plutôt les formats ouverts car ils peuvent être importés dans l'éditeur de traduction dans la plupart des cas. 
9. Avant d'envoyer des documents à traduire, assurez-vous de savoir quel texte doit être traduit et quel texte ne doit pas l'être. Veillez également à en informer le traducteur ou le prestataire de services linguistiques. Les environnements de traduction modernes tels que Trados Studio disposent de nombreuses fonctions qui permettent aux traducteurs d'inclure ou d'exclure du texte à traduire et ainsi de contrôler quelles parties du document sont importées ou non pour traduction.

1. Utilisez des calques pour séparer le texte à traduire du texte qui ne doit pas être traduit.
2. Utilisez l'éditeur de tableau intégré plutôt que des onglets pour créer des tableaux. Laissez suffisamment d'espace pour étendre davantage les en-têtes de tableaux. 
3. Évitez de créer des documents multilingues (une couche par langue), car les documents sont alors plus volumineux et donc plus difficiles à gérer sur les ordinateurs moins performants. Plus important encore, si vous souhaitez traduire un document de ce type en plusieurs langues, la traduction ne peut être effectuée que de manière séquentielle, c'est-à-dire une langue après l'autre. De ce fait, vous ne pourrez pas envoyer facilement le même document à plusieurs prestataires pour le traduire en plusieurs langues en même temps et consolider ensuite toutes les versions traduites dans le même fichier. Dans cette situation, il est beaucoup plus facile de commencer à partir d'un document par langue.

Conseils pour le traitement de fichiers à partir d'applications Microsoft Office

1. Évitez les blocs de texte longs dans des cellules de tableau, car Excel limite chaque cellule à 32 767 caractères. 
2. Lorsque vous travaillez avec MS Word ou PowerPoint, séparez le texte à traduire du texte à ne pas traduire à l'aide de styles ou de la fonction de masquage du texte. Pour les documents Excel, indiquez toujours au traducteur quelles lignes/colonnes contiennent le texte à traduire et lesquelles contiennent du texte à ne pas traduire. Ne réduisez pas et ne masquez pas les colonnes ou les lignes que vous souhaitez traduire, car elles ne seront pas importées dans l'éditeur de traduction. 
3. Lorsque vous utilisez des macros, évitez que le texte traduisible ne soit codé en dur dans le code VBA. 
4. Dans l'idéal, acceptez tous les changements apportés en mode de suivi des modifications avant de transmettre des documents pour traduction.
5. Évitez d'utiliser les anciens formats de fichiers binaires (DOC, XLS et PPT), et préférez leurs équivalents modernes (DOCX, XLSX, PPTX). 
6. Si possible, évitez d'utiliser Microsoft Publisher. Utilisez plutôt InDesign (ou QuarkXPress), car il n'y a pas encore de filtre de type de fichier fiable disponible pour MS Publisher. La traduction de ces documents implique donc toujours un travail de post-traitement fastidieux.