Suggerimenti importanti che gli LSP possono condividere con i propri clienti per velocizzare la preparazione dei file

Negli ultimi 10 anni, il supporto dei tipi di file negli ambienti di traduzione moderni, come Trados Studio, ha registrato un grande sviluppo. Di conseguenza, la maggior parte dei documenti inviati per la traduzione oggi può essere aperta e tradotta senza problemi e senza necessità di ulteriore preparazione o post-elaborazione, in passato attività molto comuni nel processo di traduzione. Tuttavia, anche oggi in alcuni casi i risultati potrebbero non essere ottimali. Ad esempio, i traduttori possono affrontare situazioni in cui le frasi vengono troncate al centro e proseguite nel segmento successivo, rendendo difficile la traduzione dei contenuti. 

Le sfide legate alla preparazione di file difficili

Quando i file sono difficili da elaborare, a volte il caricamento nell'editor di traduzione può richiedere molto tempo e talvolta l'apertura non va a buon fine. Una volta aperto il file, i traduttori a volte devono attendere alcuni secondi per passare da un segmento all'altro. I traduttori potrebbero anche trovarsi in situazioni in cui un cliente è insoddisfatto, perché il testo è stato tradotto in modo insoddisfacente o, peggio ancora, perché alcuni contenuti non sono stati tradotti (ad esempio, l'editor di traduzione in primis non ha reso alcuni contenuti disponibili per la traduzione). I traduttori che lavorano in lingue a doppio byte, da destra a sinistra e dell'Europa orientale potrebbero scoprire, dopo aver completato la traduzione, che il testo appare confuso nel documento nella lingua di destinazione o che non viene visualizzato affatto. Un altro problema comune: il layout del documento tradotto risulta completamente distorto, quindi è necessario dedicare molto tempo a correggerlo dopo la traduzione. 

Per riassumere quanto detto, siamo ancora ben lontani da un processo di traduzione senza problemi al 100%. In molti casi, è necessario applicare una notevole quantità di lavoro tecnico per rendere i documenti traducibili o risolvere i problemi di layout dopo la traduzione. Perché questo accade e come possono essere istruiti i clienti per evitare o quantomeno ridurre al minimo brutte sorprese come queste in futuro?

Suggerimenti per risparmiare tempo nella preparazione dei file da condividere con i clienti

1. Evitate documenti monolitici con dimensioni di file di centinaia di megabyte, ma organizzate piuttosto i contenuti in blocchi più piccoli per evitare problemi di memoria sul PC del traduttore. Negli ambienti di traduzione moderni, come Trados Studio, il testo viene estratto dal documento di origine e inserito in un documento intermedio bilingue che contiene il testo di origine e quello di destinazione mentre il traduttore lavora sul file. Poiché il file bilingue intermedio contiene sia il testo di origine che il testo tradotto, il testo viene effettivamente raddoppiato, pertanto anche le dimensioni del file intermedio potrebbero diventare molto grandi.
2. Lasciate spazio nel layout per il testo tradotto poiché nella maggior parte dei casi la traduzione risulterà più lunga del testo originale. Ad esempio, le lingue romanze come francese, spagnolo, portoghese e italiano, ma anche quelle dell'Europa orientale come polacco, russo, croato, serbo, ecc., comportano una notevole espansione del testo rispetto agli stessi contenuti in inglese. Di conseguenza, il testo tradotto in molti casi potrebbe non rientrare bene nel layout. 
3. Evitate il testo sulle immagini (JPG, PNG, TIFF) poiché in molti casi non può essere estratto per la traduzione. Quando create contenuti traducibili, evitate le funzioni di testo in applicazioni grafiche come Adobe Illustrator o Photoshop. Utilizzate invece InDesign, Word, Framemaker, ecc. per creare il contenuto traducibile e un'applicazione di grafica per creare il contenuto visivo. 
4. Evitate interruzioni di paragrafo al centro della frase e utilizzate piuttosto le interruzioni di riga manuali per questo scopo. Ricordate che quando il testo traducibile viene importato in un editor di traduzione, il testo viene segmentato, ovvero l'editor di traduzione crea blocchi più piccoli; ad esempio, ogni frase diventerà un segmento. Se utilizzate l'interruzione di paragrafo per il layout di un documento, i segmenti verranno tagliati al centro e la traduzione diventerà un incubo. 
5. Usate gli stili ed evitate la formattazione manuale durante la definizione dei layout. Evitate di creare rientri utilizzando spazi o caratteri di tabulazione; se possibile, utilizzate gli stili con rientro automatico 
6. Quando selezionate un carattere aziendale come parte della vostra identità aziendale, pianificate in anticipo se dovete localizzarlo ed eventualmente in quali lingue. Per l'identità aziendale, selezionate un carattere che supporti tutti i set di caratteri delle lingue in cui desiderate localizzare i contenuti.
7. Evitate di inviare file PDF per la traduzione. Optate per formati aperti. Anche se in molti casi è possibile estrarre i contenuti dai PDF generati o digitalizzati, il layout di destinazione che ne risulta non sarà ottimale come quando si lavora con il formato di testo aperto sottostante. 
8. Evitate di integrare documenti PDF nel documento principale; piuttosto, incorporate i formati aperti, poiché nella maggior parte dei casi possono essere importati nell'editor di traduzione. 
9. Prima di inviare documenti per la traduzione, assicuratevi di sapere quale testo deve e non deve essere tradotto e non dimenticate di comunicarlo al traduttore o al LSP. I moderni ambienti di traduzione come Trados Studio sono dotati di numerose funzioni che consentono ai traduttori di includere o escludere testo da tradurre, e quindi di controllare quali parti del documento vengono importate o ignorate per la traduzione.

1. Usate i livelli per separare il testo da tradurre dal testo che non deve essere tradotto.
2. Utilizzate l'editor per tabelle incorporato anziché le schede per creare tabelle. Lasciate spazio sufficiente per espandere le intestazioni della tabella. 
3. Evitate di creare documenti multilingue (un livello per lingua), poiché ciò rende i documenti più grandi e quindi più difficili da gestire su computer con specifiche inferiori. Da ultimo, ma non in ordine di importanza, se desiderate che un documento venga tradotto in più lingue, la traduzione può avvenire solo in sequenza, ossia una lingua dopo l'altra; non sarete in grado di inviare facilmente lo stesso documento a più traduttori per la traduzione in più lingue contemporaneamente e di consolidare tutte le versioni tradotte nello stesso file in un secondo momento. In questo caso, è molto più facile partire da un documento per ogni lingua.

Suggerimenti per l'elaborazione dei file dalle applicazioni Microsoft Office

1. Evitate porzioni di testo lunghe nelle celle di tabelle: le celle delle tabelle in Excel hanno un limite di 32.767 caratteri per cella. 
2. Quando lavorate con MS Word o PowerPoint, separate il testo da tradurre dal testo da non tradurre utilizzando gli stili o la funzione di testo nascosto. Per i documenti Excel, indicate sempre al traduttore quale riga/colonna contiene il testo da tradurre e quale contiene il testo da non tradurre. Non comprimete o nascondete le colonne o le righe che desiderate tradurre, poiché non verranno importate nell'editor di traduzione. 
3. Quando lavorate con le macro, evitate di codificare il testo traducibile nel codice VBA. 
4. È preferibile accettare tutte le revisioni prima di inviare i documenti per la traduzione.
5. Evitate di utilizzare i vecchi formati di file binari (DOC, XLS e PPT); utilizzate piuttosto gli equivalenti moderni (DOCX, XLSX, PPTX). 
6. Se possibile, evitate di utilizzare Microsoft Publisher; utilizzate piuttosto InDesign (o QuarkXPress) poiché al momento non è disponibile un filtro affidabile per il tipo di file per MS Publisher, quindi tradurre questi documenti comporta sempre un corposo lavoro di post-elaborazione.