번역회사가 클라이언트와 공유하여 파일을 신속히 준비하기 위한 유용한 팁

지난 10년 동안 트라도스 스튜디오와 같은 최신 번역 환경의 파일 형식 지원이 크게 발전했습니다. 따라서 번역용으로 보낸 대부분의 문서는 과거 번역 프로세스에서 일반적인 작업이었던 추가 준비나 사후 처리 없이 원활히 열어 번역할 수 있습니다. 그러나 오늘날에도 결과가 최적이 아닌 경우가 있습니다. 예를 들어 번역가는 중간에 문장이 잘리고 다음 세그먼트에서 계속되어 콘텐츠를 번역하기 어려운 상황에 직면할 수 있습니다. 

까다로운 파일을 준비하는 문제

파일을 처리하기 어려운 경우 파일을 열 수 있더라도 번역 편집기에 불러오는 시간이 지나치게 오래 걸릴 수 있습니다. 열리더라도 번역가가 세그먼트를 처리할 때마다 몇 초나 기다려야 하는 경우가 있습니다. 번역가는 고객이 만족하지 못하는 상황에 직면할 수도 있습니다. 번역되어서는 안 되는 텍스트가 번역되었거나, 더 심각한 경우 일부 콘텐츠가 전혀 번역되지 않았기 때문입니다(다시 말해, 애초에 번역 편집기에 내용이 표시되지 않은 경우). 타겟 언어가 2바이트, 오른쪽에서 왼쪽으로 쓰는 언어, 동유럽 언어인 번역가는 번역을 완료한 후 타겟 언어 문서에서 텍스트가 깨져 보이거나 전혀 표시되지 않는 재앙을 겪기도 합니다. 또 다른 일반적인 문제는 번역된 문서의 레이아웃이 완전히 왜곡되어 번역 후 수정하느라 시간이 많이 필요한 것입니다. 

위에서 말한 내용을 요약하자면 아직 100% 문제 없는 번역 프로세스는 멀었습니다. 많은 경우 문서를 번역 가능하게 만들거나 번역 후 레이아웃 문제를 해결하기 위해 엔지니어링 노력을 상당히 기울여야 합니다. 이러한 일이 발생하는 이유는 무엇이며, 고객은 어떤 교육을 받아야 앞으로 이런 예상치 못한 일을 피하거나, 가능한 줄일 수 있을까요?

고객과 공유할 수 있는 시간 절약형 파일 준비 팁

1. 파일 크기가 수백 메가바이트인 단일 문서를 사용하지 말고 콘텐츠를 더 작은 덩어리로 정리하여 번역가 PC의 메모리 부족 문제를 방지합니다. 트라도스 스튜디오와 같은 최신 번역 환경에서는 소스 문서에서 텍스트를 추출하고, 소스와 타겟 텍스트를 포함하는 중간 형식인 이중 언어 문서에 넣어 번역가가 작업을 진행합니다. 중간 단계인 이중 언어 파일에는 소스와 번역된 텍스트가 모두 포함되어 실제 텍스트는 두 배가 되므로, 중간 파일이 매우 커질 수 있습니다.
2. 번역된 텍스트가 차지하는 크기가 대부분 늘어나니, 레이아웃 공간을 남겨두세요. 예를 들어 프랑스어, 스페인어, 포르투갈어, 이탈리아어 등의 로망스어는 물론, 폴란드어, 러시아어, 크로아티아어, 세르비아어 등의 동유럽 언어도 같은 영어 콘텐츠에 비해 상당히 길어질 수 있습니다. 결과적으로 번역된 텍스트가 레이아웃에 더는 맞지 않는 경우가 많습니다. 
3. 대부분 번역용으로 추출할 수 없으니 사진(JPG, PNG, TIFF)에 텍스트를 사용하지 마세요. 번역 가능한 콘텐츠를 만들 때 Adobe Illustrator 또는 Photoshop 등 그래픽 애플리케이션에서 텍스트 기능을 사용하지 마세요. 대신 InDesign, Word, FrameMaker 등을 사용하여 번역 가능한 콘텐츠와 그래픽 애플리케이션으로 시각적 콘텐츠를 만듭니다. 
4. 중간 문장에서는 단락 나누기 대신 소프트 줄 바꿈을 사용하세요. 번역 가능한 텍스트를 번역 편집기로 가져오면 텍스트가 분할된다는 점을 기억하세요. 즉, 번역 편집기가 작은 덩어리를 만들고 각 문장은 세그먼트가 됩니다. 단락 나누기를 사용하여 문서의 레이아웃을 만들면 중간에 세그먼트가 잘려 번역이 매우 어려워집니다. 
5. 스타일을 사용하고 레이아웃을 만들 때 수동 서식 지정을 사용하지 마세요. 공백 또는 탭 문자를 사용하여 들여쓰기를 피하세요. 가능하면 자동 들여쓰기가 있는 스타일을 사용합니다. 
6. 기업 이미지의 일부로 회사 글꼴을 선택할 때 로컬라이제이션 필요 여부와 타겟 언어를 미리 계획하세요. 콘텐츠를 현지화하려는 언어의 모든 문자 집합을 지원하는 글꼴을 회사 CI에 사용합니다.
7. 번역용으로 PDF 파일을 보내지 마세요. 개방형 형식을 사용하세요. 많은 경우에 생성한 PDF나 스캔한 PDF에서 콘텐츠를 추출할 수 있지만, 그 결과 타겟 레이아웃은 기본 개방형 텍스트 형식으로 작업할 때만큼 멋지게 보이지 않습니다. 
8. PDF 문서를 기본 문서에 삽입하지 말고, 대부분의 경우 번역 편집기로 가져올 수 있는 개방형 형식을 삽입하세요. 
9. 번역할 문서를 보내기 전 번역해야 할 텍스트와 번역하지 말아야 할 텍스트가 무엇인지 확인하고 번역가나 번역회사에 알려야 합니다. 트라도스 스튜디오와 같은 최신 번역 환경의 다양한 기능으로 번역가가 번역할 텍스트를 포함하거나 제외하여 문서의 어느 부분을 번역용으로 가져오거나 무시할지 제어할 수 있습니다.

1. 레이어를 사용하여 번역할 텍스트와 번역하지 말아야 할 텍스트를 분리합니다.
2. 탭 대신 기본 제공 테이블 편집기를 사용하여 테이블을 만듭니다. 테이블 제목이 늘어날 것을 고려해 충분한 공간을 남겨둡니다. 
3. 다국어 문서(언어당 하나의 레이어)를 만들지 마세요. 파일 크기가 더 커져 사양이 낮은 컴퓨터에서 문서를 다루기 더 어려워집니다. 또한 가장 중요한 점은 이러한 문서를 여러 언어로 번역하려는 경우 번역이 한 번에 한 언어씩 순서대로만 이루어진다는 것을 유념해야 합니다. 동일한 문서를 동시에 여러 언어로 번역하기 위해 여러 번역가에게 쉽게 보내고 나중에 번역된 모든 버전을 다시 동일한 파일로 통합할 수는 없습니다. 이 경우 언어별로 한 문서에서 시작하는 것이 훨씬 쉽습니다.

Microsoft Office 애플리케이션에서 파일 처리 팁

1. 테이블 셀에 긴 텍스트 덩어리를 사용하지 마세요. Excel의 테이블 셀은 셀당 32767자로 제한됩니다. 
2. MS Word 또는 PowerPoint로 작업할 때 스타일이나 숨겨진 텍스트 기능을 사용하여 번역할 텍스트와 번역하지 않을 텍스트를 구분합니다. Excel 문서의 경우 번역가에게 번역할 텍스트가 포함된 행/열 및 번역하지 않을 텍스트가 포함된 행/열을 항상 알려주세요. 번역하려는 열이나 행을 축소하거나 숨기면 번역 편집기로 가져올 수 없습니다. 
3. 매크로를 사용할 때는 번역 가능한 텍스트가 VBA 코드에 하드 코딩되지 않도록 하세요. 
4. 문서를 번역으로 넘기기 전 모든 변경 내용을 수락하는 것이 가장 좋습니다.
5. 이전 바이너리 파일 형식(DOC, XLS, PPT)을 사용하지 말고 최신 형식(DOCX, XLSX, PPTX)을 사용하세요. 
6. 가능하면 Microsoft Publisher를 사용하지 말고 InDesign(또는 QuarkXPress)을 사용하세요. Microsoft Publisher는 현재 사용할 수 있는 신뢰할 수 있는 파일 형식 필터가 없어, 이러한 문서를 번역하면 항상 지루한 후처리 작업을 해야 합니다.